Så bäddar Coor för genomgripande digitalisering och innovation

Coor hade utmaningar med stabilitet och kvalitet i sina grundläggande IT-plattformar. Leverantörsrelationerna spretade och när Coor hade över 70 IT-leverantörer insåg de att det behövdes ett nytt tillvägagångssätt för att komma tillrätta med osammanhängande leveranser. En omfattande översyn av leveransstyrning och upphandling genomfördes. I Advania hittade CIO Ylva Berg en leverantör och partner som inte bara skapar stabil, flexibel IT utan också bidrar i bolagets IT-strategiarbete.

Representanter från sju IT-leverantörer sitter samlade i ett konferensrum. Vid whiteboard-tavlan står Ylva Berg, CIO på Coor. Bland de församlade leverantörerna hoppas hon hitta en eller flera som kan ta hand om delar av bolagets IT och hjälpa dem att utvecklas. Nu presenterar hon bolaget närmare och förklarar vad Coor är ute efter.

Coor är ett av Nordens ledande bolag inom Facility Management och stöttar företag och organisationer med ett hundratal tjänster inom exempelvis fastighetsskötsel, arbetsplatsservice och restaurangverksamhet. För att Coor ska kunna fortsätta växa och driva innovation behöver de en mer samlad och hanterbar IT-leverantörbas som bland annat kan leverera infrastruktur och snabbt kan anpassas i takt med att nya kunder kommer in, förändrade verksamhetsbehov samt förändringar på marknaden.

 

Vi gör det vi är bra på – att leverera unika, effektiva och flexibla integrerade lösningar för Facility Management – så att våra kunder kan fokusera på sina affärer i stället för på exempelvis drift och skötsel av fastigheter och kontor. Vi behövde anta samma synsätt när det gällde våra behov inom IT.

 

Framför allt behöver de relationer som bygger på partnerskap. De som vill och kan vara med och driva utveckling och innovation – inte bara leverera teknik.

– Vi är en serviceorganisation som fokuserar på att förenkla våra kunders tillvaro, säger Ylva Berg. Vi gör det vi är bra på – att leverera unika, effektiva och flexibla integrerade lösningar för Facility Management – så att våra kunder kan fokusera på sina affärer i stället för på exempelvis drift och skötsel av fastigheter och kontor. Vi behövde anta samma synsätt när det gällde våra behov inom IT.

Sitter på samma sida av bordet

Coor har före mötet sorterat bort 40 leverantörer. Nu är de nere i sju. Advania är en av dem, som senare tecknar ett treårigt avtal med Coor plus option på ytterligare två år. De levererar IT-infrastruktur, IT-arbetsplatser och IT-support med en Service Desk på plats hos Coor.

Både Advanias vd Mikael Noaksson och Ylva Berg har en samsym kring relationen och samarbetet mellan företagen.

 

Ylva Berg, CIO på Coor


– Vi ser oss inte i första hand som kund och leverantör, utan har lyckats få till ett verkligt partnerskap. Vi sitter på samma sida av bordet, vill samma saker och jobbar tillsammans mot samma mål, säger Ylva. Genom samarbetet med Advania har vi gått från att vara IT-konsumenter till att bli beslutsfattare med tydligt definierade roller och ansvar.

När Ylva och Mikael berättar om samarbetet handlar det inte särskilt mycket om teknik, utan mer om hur samarbetet fungerar, hur båda företagen kan bidra till varandras utveckling i stort.

– Vilken leverantör som helst kan egentligen leverera den teknik vi gör i det här avtalet, säger Mikael. Det som särskiljer oss är att vi anpassar och utvecklar våra tjänster allteftersom tekniken och våra kunders behov ändras, även om kontraktet inte ändras.

IT är en del av verksamheten

En av de bärande delarna i IT-strategin som formats under hösten 2014 var att antalet leverantörer skulle minskas till en handfull strategiska partner. Det skulle vara nödvändigt för att kunna skapa stabilitet såväl i själva IT-miljön som i relationerna med leverantörerna.

– Vi ser oss inte som en renodlad IT-organisation, utan är en del av verksamheten. IT-strategin är framtagen med samma utgångspunkt, att strategin är en integrerad del av Coors affärsstrategi och ska bidra till ökat värde för våra kunder, säger Ylva.

– Det betyder att vi måste ha framtidsvisioner och ständigt leta och skapa nya sätt att förbättra det vi gör ur ett IT-perspektiv. Flexibilitet, proaktivitet, expertis och en tydlig förståelse för verksamheten är A och O för att vi ska bli framgångsrika som IT-organisation.

Övergången klar på tid – inom budget

Mikael konstaterar att hela övergången höll såväl tidsramen på sex månader som budgeten och konstaterar att Coor haft den avgörande rollen för att det lyckats.

 

Det handlade om något mer än att bara genomföra övertagandet med minimal påverkan. För att det ska lyckas krävs kommunikation, förtroende och förankring hos alla olika delar av verksamheten, något jag tycker Coor varit unikt framgångsrika med.

 

– De har ägnat mycket kraft åt sin IT-sourcingstrategi och sedan informerat och förklarat internt vad som skulle hända och varför och har själva tagit ett stort ansvar under projektet. Vi, det vill säga IT-organisationen på Coor och Advania, var alltid samma lag med en gemensam målsättning, att få verksamheten att verkligen uppskatta förändringen. Det handlade om något mer än att bara genomföra övertagandet med minimal påverkan. För att det ska lyckas krävs kommunikation, förtroende och förankring hos alla olika delar av verksamheten, något jag tycker Coor varit unikt framgångsrika med, säger Mikael Noaksson. 

 

Mikael Noaksson, Advanias vd

 

– Den verkliga skillnaden var Advanias och Coors gemensamma synsätt, säger Ylva Berg. Alla hade inställningen att samarbetet skulle bli en framgång. Alla jobbade tillsammans på plats under planeringsstadiet, utan att beskylla varandra när saker och ting inte gick lika smidigt som vi hade trott. Det var en laginsats. Med det synsättet gick arbetet smidigare och riskerna minskades, exempelvis när vi avslutade samarbetet med vår tidigare leverantör.

Coors nya IT är så mycket mer än bara tekniken som nu är på plats. Ylva understryker att det framförallt handlar om att grunden för bolagets fortsatta utveckling har lagts. De har nu tillgång till tekniken, kunnandet och leverantörsekosystemet som de behöver för att övergången till en digital verksamhet ska bli lyckad.

– Vi är nu i rätt position att aktivt kunna utforska nya och innovativa tekniker. Framför allt kommer vi att kunna leverera nya, smarta tjänster till våra kunder, vilket är mitt och mitt teams viktigaste uppdrag i slutändan, avslutar Ylva Berg.

 

Läs mer om vårt erbjudande agile sourcing

COOR

Coor grundades 1998 och är med sina över 6200 anställda – framför allt i Sverige, Danmark, Norge och Finland – en ledande leverantör av integrerade Facility Management-tjänster i Norden. Med marknadens bredaste tjänsteutbud, med cirka 100 olika tjänster, kan Coor erbjuda expertkunskaper inom arbetsplatsservice, fastighetsservice och strategisk rådgivning som är skräddarsydd efter behoven hos såväl stora organisationer som små företag som är verksamma inom den privata och offentliga sektorn.

COOR + ADVANIA

Mål: Konsolidera IT-leverantörerna och migrera applikationerna till en ny hybridmiljö för att uppnå ökad företagsflexibilitet och konsumtionsbaserade kostnader.

Metod: Migrera till Advanias traditionella IT- och IaaS-plattformar för att kunna tillhandahålla smarta tjänster till kunderna.

IT-effekter

  • >30 % minskning av infrastrukturkostnaderna
  • Minskat antal IT-leverantörer
  • Ökad infrastruktur och applikationsstabilitet
  • Ökad flexibilitet och skalbarhet
  • Färre incidenter/avbrott

Företagseffekter

  • Optimerade kostnader med konsumtionsbaserade priser
  • Övergång till ny tjänsteleverantör i tid och inom budget
  • Snabbare anslutning och integration av nya kunder
  • Ökade möjligheter till digital transformation som ger ökad innovation

Text: Henrik Rådmark