Falkenbergs kommun

Falkenberg kommun använder insourcing för att förbereda sig för 24-timmarsmyndigheten då kraven på tillgänglighet och information ökar. Falkenbergs kommun servar sina invånare med information kring bland annat barnomsorg, budgetrådgivning, social omsorg, bibliotek och utbildning. IT skall fungera som ett stöd för alla dessa verksamhetsområden, ofta i form av ett medel som ökar tillgängligheten till information för kommunens medborgare, anställda och förtroendevalda.

Mot bakgrund av offentlighetsprincipen ska allmänna handlingar hållas tillgängliga och många kommuner tillhandahåller exempelvis blanketter och månar om att information är giltig och ständigt uppdaterad på sina hemsidor. Samtidigt måste man upprätthålla en hög säkerhet som skyddar medborgarna.


Effektivitet och resursutnyttjande


I juli år 2000 utformade Falkenbergs kommun en IT-strategi med målsättningen att kommunens hemsida skulle utvecklas till att vara en samlad informationskanal. I strategin fastställde Falkenberg att IT ska bidra till en effektiv användning av resurser och vara ett medel som kan ge goda förutsättningar för en förbättrad service och ökad tjänstekvalitet mot medborgarna.

Sedan mer än ett decennium tillbaka har Falkenbergs kommun lagt ut driften av sin IT-avdelning. Med jämna mellanrum ses avtalen över och nya anbud tas in och i början av 2005 föll valet på Advania som leverantör. Avtalet slöts efter en omfattande utvärdering av olika kriterier och där stor vikt lades vid tidigare dokumenterad erfarenhet av kommunal verksamhet.

Huvudorsaken till att Falkenbergs kommun väljer att lägga ut sin IT-drift på entreprenad är för att kommunen vill upprätthålla en stabil IT-drift och en kontinuitet i verksamheten. På senare år har ytterligare en anledning varit att kommunen vill framtidssäkra sin IT-miljö för att på ett smidigt sätt kunna etablera en 24-timmarsmyndighet när den tiden kommer. Thorbjörn Larsson, IT-strateg på Falkenbergs Kommun, uttrycker också att han ser en stor fördel med att kunna fokusera på sin huvudsakliga uppgift, att hantera en mer övergripande strategi av IT, snarare än löpande drift och relaterade personalfrågor.


Insourcing och ITIL – processer på framfart


Vid början av 2005 omfattade driftavtalet Falkenbergs kommunförvaltning med cirka 600 PC-arbetsplatser och ett 50-tal servrar. I mars utökades Advanias åtagande till att även omfatta skolorna i kommunen, en utökning med cirka 1500 PC-arbetsplatser.

-Vi valde Advania på grund av konsulternas dokumenterade bredd på kompetensen och erfarenhet av förändringsarbete, säger Thorbjörn Larsson.

Avtalet som tecknats gäller insourcing, ett begrepp som brukar användas när det handlar om att det är själva konsulttjänsterna som levereras. Hårdvara och applikationer i kommunens lokaler tillhör kommunen själva, vilket ger dem den frihet och självständighet som de har eftersökt. Advanias konsulter är närvarande hos Falkenberg kommun. Närvaron är en viktig del av insourcingen och en förutsättning för den nödvändiga dialogen mellan parterna.

Avtalet innebär även att Falkenbergs kommun använder Advanias servicedesk som bygger på ITIL, samt omfattar processer för incident- och problemhantering. Genomarbetade rutiner finns också för såväl snabbast möjliga åtgärd som återkoppling, statistik och uppföljning.


Framtiden lovar mer


Från och med den första februari tog Advania över hela IT-driften hos Falkenbergs kommun. Avtalet löper över tre år, med option på förlängning.

- I framtiden kommer det att bli allt viktigare för Sveriges medborgare att snabbt och enkelt få tillgång till kommunal information och utnyttja kommunala tjänster via webben, säger Thorbjörn Larsson. - Vi vill redan nu vara säkra på att vi kan tillhandahålla de tjänsterna när de efterfrågas.

Advania har dessutom inlett arbetet med att migrera IT-miljön hos Falkenbergs Kommun från Novellmiljö till Microsoftmiljö, vilket var en av utvärderingspunkterna i upphandlingen. Kommunen vill med migreringen till Microsoft uppnå en mer stabil och behaglig driftmiljö, ge maskinerna på de olika skolorna en uppdatering och öppna upp möjligheter för mer fjärrstyrning. Advanias erfarenhet från liknande projekt hos kommuner vägde tungt på denna punkt.

Falkenbergs skolor är geografiskt utspridda i kommunen, vilket innebär att det är många enheter, olika typer av applikationer och flertalet användare per dator - ca 8-10 000 användare på 1500 datorer. I regel ser även maskinparken annorlunda ut hos skolorna jämfört med hos kommunledningen, då skolorna tidigare ofta fått ”ärva” uttjänta datorer.


Advania, kommunerna och skolorna - lokal närvaro


Vid samarbetet med Falkenbergs Kommun och skolorna utgör Advanias kontor i Göteborg tillsammans med en filial i Falkenberg basen. Advania ser lokal närvaro som en förutsättning för ett bra samarbete. Tre tekniker från skolans tidigare IT-avdelning anställdes i början av samarbetet och Advania besitter sedan tidigare en stor kompetens och kapacitet inom helhetsåtagande av IT-drift. Thorbjörn Larsson kommenterar:

- Advania har visat väldigt god vilja att ta in kompetens från Göteborg, Malmö och Stockholm. Om ett problem inte kan lösas på plats i Falkenberg eskaleras det automatiskt till nästa nivå och till nästa om det skulle behövas. Helt kort kan man säga att alla 160 IT-konsulter som finns hos Advania kan engageras under vårt avtal med varandra.

Många kommuner har ett formellt eller informellt samarbete, och inarbetade strukturer såsom lönerapportering och personalsystem är ofta gemensamma olika kommuner emellan, över hela Sverige. Med Advanias utökade engagemang bland kommuner och skolor ökar skalfördelarna för kunderna, något som kunden snabbt märker av:

-Nyligen slöts ett liknande avtal med Partille Kommun. När fler kommuner väljer Advania ger det synergieffekter i form av att Advanias tekniker blir specialiserade, får en bredare inblick i våra gemensamma system och kan rådgöra ur ett större perspektiv, säger Thorbjörn Larsson.

Kontakt

Daniel Albertsson
daniel.albertsson@advania.se
+46 (0)8-546 70 258