Sjöfartsverket - Affärskonsulting

Tydligare serviceavtal och förväntningar som matchar löften. Sjöfartsverket och Advania har genomfört ett lyckat projekt. Ömsesidig lyhördhet och självinsikt har varit avgörande i samarbetet.

På 50-talet ville regeringen ta reda på hur staten på bästa sätt skulle kunna utnyttja och driva landets sjöfartsverksamhet. Allt från framtagning av sjökort och isbrytningsstadgar till inspektion, säkerhet och handelsfrågor skulle hanteras mer effektivt. I dag är huvuduppgiften att ”verka för goda förutsättningar för sjöfarten i Sverige”. Utmaningen med det är att skapa en effektivt fungerande verksamhet – och därmed en effektiv IT.

– Vi har inte haft så tydliga serviceavtal, eller SLA:er, gentemot våra kunder, det vill säga alla som arbetar inom myndigheten. Kraven på oss på IT-enheten har varit otydliga vilket har gjort att vi ofta överlevererat. I det här projektet med Advania har vi faktiskt behövt ta reda på vad vi ska vara och vad vi ska leverera, säger Niklas Glimnèr, chef för IT-infrastruktur på Sjöfartsverket.

Tillsammans tar Advania och Sjöfartsverket nu fram tydligare riktlinjer för sin servicedesk att hantera prioriteter och SLA-nivåer. Detta bidrar till mer optimerade leveranser och bättre kostnadseffektivitet. Infrastrukturen består i huvudsak av produkter från Advanias partner Microsoft. Men det är inte tekniken som varit viktigast i mötet mellan de här två organisationerna.

– Kunskapen och erfarenheten hos den du samarbetar med är naturligtvis nödvändig. Och Advanias medarbetare kan det här, det råder det inga tvivel om. Det här har fungerat så pass bra tack vare personkemin. De lyssnar på oss, men tar samtidigt egna initiativ och är proaktiva. Vi måste lyfta fram Eva Vatn på Advania här. Hon är så fantastiskt duktig. Det är mycket på grund av henne som allt i samarbetet fungerar, säger Niklas Glimnèr.

Eva Vatn själv, som är Senior Business Consultant and Project Manager på Advania, säger att Sjöfartsverkets IT-medarbetare haft en enorm självinsikt.

– De kände till vilka utmaningar, och kanske till och med vilka brister, som fanns och vi har kunnat tala om det. De förstår vad vi vill göra, och låter oss ta initiativ. Så den personliga relationen och förtroendet betyder mycket i det här projektet. Vi är tre kloka personer i projektgruppen som är individuellt olika, men som tillsammans utgör ett fantastiskt team, säger hon.

Hon förklarar att Sjöfartsverkets IT-enhet och dess kunder nu kommer få en tydlig överenskommelse där den utlovade tjänsten stämmer överens med förväntningarna.

– Användarna på verket kommer få en helt ny tydlighet i och med servicesdesken. Och för IT-enheten blir förutsättningarna för effektivitet och möjligheterna att prioritera bättre, säger Eva Vatn.  

Niklas Glimnér

Sjöfartsverket hade vissa problem i tydligheten mellan IT-avdelningen och den övriga organisationen. Tillsammans med Advania hittade man lösningar och Niklas Glimnèr, Sjöfartsverket är nöjd med samarbetet.

Servicedesk hos Sjöfartsverket

  • Myndighetens användare kan kontakta servicedesk via mail, besök, telefon eller webbformulär.
  • De kan se sina ärenden genom att klicka på en länk och logga in.
  • Sjöfartsverkets Servicedesk hjälper användare med allt från frågor i och om standardapplikationer, som Office-produkter, till användar-administration och lösenordshantering. Servicedesk tar även emot anmälningar om störningar i IT-miljön och beställningar.
  • Flest ärenden registreras på måndagar mellan kl. 10:00-11:00.
  • Servicedesk-gruppen består av åtta personer.
  • Sjöfartsverkets servicedesk hanterar över 7000 ärenden varje år.

Publicerad i Advania news (3) 2013

Text: Staffan J Thorsell.
Bild: Fredrik Schlyter