Sjöfartsverket - Personlig effektivitet

Färre resdagar, effektivare möten och enklare att jobba i projektgrupper oavsett var medarbetarna sitter. För Sjöfartsverket är fördelarna med webbportalen Sharepoint och Lync många och tydliga.

Sjöfartsverket är en geografiskt spridd organisation med kontor på 40 platser runtom i landet. Resorna kors och tvärs över Sverige blir många och långa när projektgrupper ska träffas och möten ska hållas. Effektiviteten blir lätt lidande när ett enda tvåtimmarsmöte kan ta en hel arbetsdag i anspråk. Dessutom är resandet kostsamt och påverkar miljön.
 
Därför var det med stort intresse som Sjöfartsverkets IT-strateg Håkan Bley tog chansen att via Advania prova webbportalen och samarbetsverktyget Sharepoint och kommunikationsplattformen Lync (tidigare Office Communications Server).

- Tankarna hade funnits länge på att vi behövde ett verktyg för bland annat projektarbete och att vi måste få ner resandet inom Sjöfartsverket. Så när vår konsult från Advania, Fredrik Blid, visade oss möjligheterna med de här två verktygen kändes det helt rätt. Vi testade Sharepoint i några månader och det blev snabbt otroligt populärt inom organisationen.

I dag är det en självklarhet för Sjöfartsverkets medarbetare att dela dokument och information via Sharepoint. I kombination med Lync och Live Meeting, där man kan kommunicera med kollegor via chatt, mejl, telefon och videokonferens, allt helt integrerat i Outlook, har Sjöfartsverket effektiviserat sin arbetsdag rejält.

– Videokonferensverktyget är suveränt. Vi sparar både tid och pengar på att resorna blivit färre nu när många möten omvandlats till e-möten. Det rimmar också väl med vår miljöpolicy som säger att vi ska minska resandet, säger Håkan Bley och nämner som exempel de veckovisa ledningsmöten som de operativa avdelningarna tidigare höll på huvudkontoret i Norrköping. Då reste medarbetare från hela landet dit för att delta. I dag sköts de i stället som e-möten och resandet har minimerats.

En annan fördel är enkelheten att komma i gång med ett möte. Alla kan använda Communicator och Live Meeting vid sin arbetsplats, utan några större förberedelser och utan att boka speciella videokonferensrum.

- Det märks inte minst genom att flera av våra medarbetare nu använder Communicator för spontana möten och problemlösningsmöten, sådant som förut skulle tagit betydligt längre tid, säger han och tillägger:

– Vi är dessutom väldigt nöjda med den hjälp vi fått från Advania. Vi har bara en kontakt till dem och det är väldigt skönt att slippa bolla med flera personer. Advania är proaktiva och närvarande samtidigt som vår konsult både kan hålla sig på en strikt teknisk nivå när det behövs, och på ett mer generellt plan när det är nödvändigt.

Håkan Bley

"Förut flög vi kors och tvärs för våra veckovisa ledningsmöten". I dag sköts de som e-möten och Håkan Bley tycker att det rimmar väl med företagets miljöpolicy.

Så hjälper Advania Sjöfartsverket

  • Genom att införa webbportalen och samarbetsverktyget Microsoft Sharepoint har det blivit betydligt enklare och mer effektivt att arbeta i grupper oavsett var i landet gruppens deltagare befinner sig.

 

  • Med plattformen Lync för bland annat videokonferens, ljud/videosamtal, chatt och skrivbordsdelning sparar Sjöfartsverket både tid, pengar och miljö. Resandet för interna möten har minskat drastiskt och medarbetarna har blivit mer effektiva

Kontakt

Peter Bäckman
peter.backman@advania.se
+46 (0)8-546 70 125

Text: Karin Cedronius
Foto: Fredrik Schylter