Efter en lång tid av distansarbete har många av oss som jobbar på kontor under hösten sakta men säkert återvänt till våra arbetsplatser - i alla fall till viss del. Sättet vi arbetar på har för många förändrats drastiskt, då digitaliseringsresan som många verksamheter trodde skulle ta flera år att genomföra, i stället blev verklighet på bara 1,5 år.
Den hybrida arbetsplatsen är här för att stanna
På grund av den här utvecklingen är ett mer hybridbaserat arbetssätt på god väg att mer eller mindre börja ses som en självklarhet för nästan alla verksamheter. Ett arbetssätt som kombinerar både digitalt distansarbete och traditionellt kontorsarbete är helt enkelt här för att stanna.
Det nya arbetssättet kommer dock att ställa helt andra krav på dig som arbetsgivare. Det handlar framför allt om att du måste ge de anställda rätt förutsättningar för att de ska kunna göra sitt jobb, oavsett var de befinner sig och/eller vilken enhet de använder. För att den här typen av arbetssätt ska fungera finns det flera viktiga saker att tänka på - allt ifrån hur du ska administrera företagets enheter på bästa sätt till att bygga upp en IT-miljö som efterlever dagens krav på säkerhet och funktion.
Nio av tio ser hybrida arbetsplatser som en självklarhet
Det hybrida arbetssättet är redan implementerat på många arbetsplatser, vilket bland annat beror på att den senaste tidens distansarbete har fungerat så mycket bättre än vad många hade trott. Det i sin tur har ställt krav på företag att erbjuda den här möjligheten, det kan till och med bli en avgörande faktor för både framtida konkurrenskraft och för att förbli en attraktiv arbetsplats.
Att hybrida arbetsplatser i framtiden är något att satsa fullt ut på blir extra tydligt när man tittar på en undersökning gjord av Svenska Internetstiftelsen. Den visar bland annat att nio av tio kontorsanställda fortsatt ser distansarbete som en självklarhet även efter pandemin. I samma riktning pekar också en undersökning gjord av Gartner som visar att hela 75 % av kontorsanställda rentav förväntar sig en flexibel arbetsplats i framtiden.
Undersökningarna talar sitt tydliga språk - det måste finnas möjlighet för distansarbete. Att återgå fullt ut till kontoret och inte ge sina anställda möjligheten till distansarbete mer än vid undantagsfall, såsom var fallet på många arbetsplatser innan pandemin, ses inte längre som ett alternativ. De arbetsgivare som väljer den vägen kommer ha svårt att attrahera och behålla medarbetare.
Men, det här är mycket enklare i teorin än i praktiken, framför allt då kraven på verksamhetens teknik och IT höjs något enormt. Du som arbetsgivare måste på en helt annan nivå hjälpa dina anställda med sömlösa och säkra digitala arbetsplatser - anpassade för både för hemmakontoret och det fysiska kontoret.
Digital säkerhet - viktigare än någonsin
“Säkerhet handlar inte längre om brandväggar och antivirusprogram, utan om att möjliggöra flexibilitet och innovation - utan att kompromissa med säkerheten”
- Johan Ahlberg, Information Security and Business Continuity Manager, Advania.
För tio år sedan var alla användare av företagets IT-system anställda som använde den utrustning som IT tillhandahöll. Alla enheter, system och applikationer fanns då i egna lokaler eller i datacenter som skyddades av företagets aktiva brandväggar. Man la enorma resurser på att säkra upp sina lokaler – med säkra trådlösa nätverk, brandväggar, surfproxyfilter och avancerade passagesystem för att verifiera att rätt personer vistas i lokalerna.
Men, den verkligheten har förändrats och kraven på digital säkerhet är idag skyhög, samtidigt som just säkerhet är ett av de mest verksamhetskritiska områdena. En stor anledning till det är att det numer finns möjligheter att kunna vara fullständigt eller delvis mobil i sitt arbete genom det mer hybrida arbetssättet. Däremot är det just mobiliteten och hybridarbetet som utgör ett större säkerhetsproblem, då säkerhetsnivån i många fall inte riktigt har hängt med i den snabba utvecklingen. Det gör att det just nu råder en stor brist på både kompetens och hantering av säkerhet inom många organisationer.
Lösningen här handlar om att säkerheten måste stämma överens med användaren - inte den fysiska arbetsplatsen. För att skapa en bättre förståelse för digital säkerhet i hybridarbetet gäller det att alla i organisationen förstår innebörden av hur kritiskt det faktiskt är att bli utsatta för ett angrepp. Siffror från en undersökning gjord av Radar visar bland annat att ett angrepp i värsta fall kan kosta tiotal miljoner för ett litet till medelstort företag i Sverige. Här måste både ledning och IT-chefer ta ett steg tillbaka, utvärdera situationen och erkänna vilka förbättringar som kan göras inom IT-miljön, samt vilka specifika åtgärder som krävs för att stärka säkerheten.
Välfungerande molntjänster är nyckeln till att lyckas med det hybrida arbetssättet
Utvecklingen av dagens teknik är avgörande för den hybrida arbetsplatsen. Det gäller för dig som arbetsgivare att hela tiden följa med i utvecklingen och ta ansvar för hur verksamheten fungerar. I en hybrid arbetsmiljö är fokuset riktat mot vad man ska göra och vem man ska samarbeta med, snarare än var man utför sitt arbete.
Molnlösningar är inte längre något nytt, men i och med vårt förändrade arbetssätt är de kanske viktigare och mer aktuella än någonsin tidigare. Det är också minst lika viktigt att organisationer förstår hur en molntjänst kan och bör användas på bästa sätt. Att samla alla applikationer, nätverk och lagring är något som är viktigt att ta med i beräkningen när du planerar för ert framtida arbetssätt. Det är också a och o att utbilda de anställda i hur molntjänsten fungerar, vilka policys som gäller och hur viktig det är att de hela tiden har med sig tänket kring den digitala säkerheten. Framför allt när anställda i många fall använder sin jobbtelefon privat och jobbar via sitt privata nätverk.
Ett sätt för att skapa rätt förutsättningar för anställda på en hybrid arbetsplats är virtuella datorer - en flexibel, skalbar, mobil och säker lösning. I praktiken innebär det att skrivbordshanteringen flyttar från en lokal miljö till en virtualiserad, där användare alltid har åtkomst till applikationer, verktyg och data oberoende plats eller enhet. Den här typen av lösning är ett säkert alternativ där informationen lagras centralt, vilket minskar risken för läckage av personlig data och information, till exempel om en enhet tappas bort eller blir stulen.
7 steg för att skapa en hybrid arbetsplats
Det går inte längre att bortse från att framtidens arbetsplatser måste vara hybrida och det är hög tid för de verksamheter som ännu inte erbjuder den här typen arbete att sätta igång. För att hjälpa dig som arbetsgivare att skapa en säker och stabil hybrid arbetsplats har vi satt ihop en checklista som bland annat innehåller tips på hur du administrerar enheter, skapar ett smart kontor och jobbar med digitala konferensrum.
