Idag är samarbete sällan kopplat till en specifik plats eller enhet; ett möte kan i dagsläget lika gärna ske i bilen på väg till jobbet som via mobiltelefonen hemifrån. Dessutom så förväntas samarbetet vara både mer effektivt och mer lönsamt än någonsin, trots avstånd och många inblandade enheter.
Det här kan leda till praktiska utmaningar som du som ledare behöver ta ställning till. Vi vet att det kan vara utmanande, därför ger vi dig i det här inlägget våra bästa tips om hur ditt företag kan skapa och underlätta för bättre interaktioner och samarbeten mellan olika företag, discipliner och länder.
Varför är ett bra teamarbete så viktigt?
Innan vi går vidare till våra konkreta tips vill vi ta en snabb titt på varför det är så viktigt för företag med ett fungerande teamarbete. Ny teknik ökar behovet av att lösa stora, komplexa arbetsuppgifter effektivt. Därför måste företag och organisationer ha tillgång till stora, komplexa team med bred och tvärvetenskaplig expertis. Som ledare är det därför viktigt att du ser till att dina olika team kan samlas snabbt och samarbeta effektivt, även via virtuella plattformar.
De viktigaste faktorerna för ett bra samarbete på jobbet
Harvard Business Review har undersökt 55 stora team för att identifiera framgångsfaktorerna för de mest framgångsrika av de studerade teamen. De undersökte över hundra olika faktorer och drog slutsatsen att åtta av dessa var direkt relaterade till hur framgångsrika teamen var.
De åtta viktigaste faktorerna handlar till stor del om hur ledningen beter sig mot de anställda och hur kulturen på företaget ser ut. Om samarbetet i ditt team ska fungera bra är det nödvändigt att:
- Dina medarbetare har bra stöd från ledningen.
- Sociala relationer värderas.
- Dina medarbetare har bra förebilder.
- Ledarna är uppmärksamma.
- Utbildning i samarbetsfärdigheter erbjuds.
- Alla har de färdigheter som krävs för att lyckas och trivas i sina yrken.
- Alla hjälper till att skapa en stark känsla av gemenskap.
- Laget har en bra teamledare.
Hjälpmedel som gör samarbete möjligt
Eftersom arbetsvärlden digitaliseras och samarbete inte längre enbart sker lokalt, ökar behovet av tekniska hjälpmedel. Det här innebär bland annat att alla anställda ska ha tillgång till de verktyg de behöver för att kunna samarbeta och kommunicera utan problem med sina kollegor, partners och kunder. Även här har du som ledare ett stort och viktigt ansvar.
Det första steget du behöver ta för att säkerställa att dina anställda arbetar väl tillsammans och se till att ditt företag förblir konkurrenskraftigt är att komma igång med din digitala transformation och utveckla en IT-strategi som kan ta dig ett steg längre.
Vilka verktyg du behöver
Med en utarbetad IT-strategi och en påbörjad digital transformation är grunden lagd för att du och din verksamhet ska kunna samarbeta på ett bra sätt med varandra och med andra aktörer, både idag och i framtiden. Vägen framåt handlar om att introducera tekniska lösningar som säkerställer att den digitala transformationen ger dig högsta möjliga värd.
Här är våra tips på var du ska börja när du lägger grunden för att dina medarbetare ska kunna samarbeta med varandra internt och med externa aktörer på ett effektivt sätt:
Välj en offentlig molnlösning
Genom att flytta hela eller delar av din verksamhet till en offentlig molnlösning, till exempel Microsoft Azure, kommer du att kunna minska ditt företags kostnader samtidigt som du ger mer flexibilitet och förbättrar samarbetsmöjligheterna.
År 2019 öppnade Microsoft ett datacenter i Norge. Det innebär att norska företag får offentliga molnlösningar från norska datacenter, vilket erbjuder stora fördelar såsom säkerhet, närhet och minskad väntetid. För närvarande är det bara Microsoft Azure-plattformen som är tillgänglig via de norska datacentren, men 2020 O365, Dynamics 365 och Microsoft Power Platform kommer också att implementeras.
Utnyttja möjligheterna med molnbaserade lösningar
Att använda molnbaserade lagringstjänster säkerställer bland annat att alla i teamet har tillgång till samma uppdaterade version av alla filer, vilket förbättrar och underlättar samarbetet. Tillgång till dokument och underlag förbättrar också gruppdynamiken och sänker tröskeln att bidra med förslag och idéer bland de anställda.
Exempel på ett molnbaserat samarbetsverktyg är Microsoft Teams som har ersatt tidigare Microsoft-lösningar såsom Skype for Business. I utvecklingen av det nya verktyget har Microsoft undersökt hur Skype for Business-användare använde applikationen och såg till att den nya lösningen uppgraderades med ny funktionalitet som stöder modern användning och underlättar ett effektivt samarbete.
Idag fungerar Teams som ett komplett "nav" för samarbete och kommunikation, både internt mellan kollegor och externt med partners och kunder. Med teams är det exempelvis möjligt att:
- Hålla alla medlemmar i verktyget informerade
- Arrangera videokonferenser och telefonsamtal
- Dela filer och dokument
- Hålla säkerhetsnivån på en hög nivå
Hög användarvänlighet
En hög användarvänlighet är en förutsättning som måste uppfyllas för att samarbeten ska fungera väl när dina medarbetare kommunicerar med hjälp av digitala verktyg. Det säkerställer för det första att vi faktiskt använder oss av de verktyg vi har tillgång till, och för det andra kommer korrekt och aktiv användning av nya verktyg skapa en högre motivation och en känsla att hela företaget arbetar mot samma mål.
Enklare samarbete - bättre resultat
Vi hoppas att våra tips hjälper dig att förbättra, förenkla och effektivisera samarbeten både internt och externt. Att ständigt arbeta för bättre och mer effektiva interaktioner i din verksamhet är ett bra mål som ger fördelar både kort- och långsiktigt.
Vanliga frågor
Hur samarbetar ni bättre på jobbet?
Digitaliseringen gör att möjligheterna för samarbete både blir mer effektivt och lönsamt än någonsin tidigare. Det här innebär även att behovet av tekniska hjälpmedel ökar, då anställda måste ha tillgång till verktyg som behövs för att kunna samarbeta och kommunicera med kollegor, partners och kunder utan problem. Med en utarbetad IT-strategi och en digital transformation är grunden lagd för att du och din verksamhet på ett bra sätt ska kunna samarbeta under mer långsiktiga och hållbara former - introducera tekniska lösningar som ger företaget högsta möjliga värde.
Varför är teamarbete viktigt?
Med ny teknik ökar behovet för att lösa större och mer komplexa arbetsuppgifter inom företaget. Det innebär att anställda måste ha tillgång till breda och komplexa team med expertis inom flera områden. Som ledare är det därför viktigt att se till att teamen kan samarbeta effektivt och smidigt - framförallt via virtuella plattformar.
Vilka är de viktigaste faktorerna för ett bra samarbete?
Om samarbetet i ditt team ska fungera är det nödvändigt att anställda har bra stöd från ledningen och att sociala relationer värderas. Det är också viktigt att utbildning av samarbetsfärdigheter erbjuds och att alla hjälper till att skapa en stark känsla av gemenskap - här behövs förebilder och en bra teamledare.
Vad behövs för ett bra digitalt samarbete?
Det allra bästa verktyget är en offentlig molnlösning (exempelvis Microsoft Azure) för hela eller delar av företaget. Det kommer att minska kostnader samtidigt som det ger flexibilitet och förbättrar samarbetsmöjligheterna för din verksamhet.
Hur hjälper en molnlösning din verksamhets samarbete?
En molnlösning blir navet för din verksamhet samarbete och kommunikation. Här får alla anställda tillgång till uppdaterade versioner av filer och dokument, samtidigt som gruppdynamiken och samarbetet mellan avdelningar blir tydligare och smidigare, då alla anställda kommunicerar inom samma forum. En molnlösning har även hög säkerhetsnivå och användarvänlighet som ser till att hela verksamheten har rätt verktyg och att dessa används korrekt.
