Förberedelser och kravställning
Första steget i upphandlingen är att noga analysera verksamhetens behov och krav. Beskriv vad du vill uppnå med IT-tjänsterna, snarare än att specificera hur den framtida leverantören ska utföra dessa tjänster. Det ger större flexibilitet och kan minska kostnaderna genom att leverantörer kan utforma tjänsterna baserade på sitt utbud som sedan anpassas för just din verksamhet.
Vilka områden kan du outsourca?
Vi går igenom några exempel:
- Serverdrift: En central del av outsourcing är hantering av serverdrift. Tjänster som övervakning, patchhantering, och backup är grundläggande för att upprätthålla en stabil och säker IT-miljö.
- Microsoft 365 och Azure: Migrering, konfigurering och administration av Microsofts molntjänster är kritiska områden. Satsa på långsiktig förvaltning och säkerställa efterlevnad av relevanta säkerhetsstandarder och regelverk.
- Kommunikation och nätverk: stabil och säker internetanslutning, brandväggar, SD-WAN, VPN, och Wi-Fi som tjänst är några av de komponenter som ingår i en modern kommunikationslösning.
- Servicedesk: en effektiv servicedesk fungerar som en single point of contact (SPOC) för alla IT-relaterade ärenden. Var tydlig med vem som ska äga och följa upp ärenden tills de är lösta, samt om stöd erbjuds via telefon, chatt och/eller e-post.
- Säkerhet: säkerhet är en grundläggande del av IT-outsourcing. Din framtida IT-partner bör följa vedertagna säkerhetsstandarder och erbjuda lösningar för både fysisk och logisk säkerhet, inklusive multifaktorautentisering och regelbundna säkerhetsuppdateringar.
- Servicenivå: definiera vilka servicenivåer din verksamhet behöver och inkludera responstider för olika typer av incidenter. Se till att regelbunden rapportering och uppföljning av servicenivåavtalen (SLA) finns beskrivet i underlaget.
- Avtal och samarbete: ett tydligt avtal som specificerar alla aspekter av tjänsteleveransen, inklusive pris, tidsplan och samverkansrutiner, är avgörande. En väl definierad process för övertagande och avveckling av tjänster säkerställer en smidig övergång och minimerar driftstörningar.
Börja skissa på din upphandling nu
Vill du också ta del av fördelarna med outsourcing, få kostnadsbesparingar, en förbättrad effektivitet och tillgång till specialistkompetens? Genom att följa en strukturerad upphandlingsprocess och använda vår detaljerade mall säkerställer du att få de tjänster du behöver för att stödja affärsmålen och uppnå en framgångsrik IT-outsourcing. Ladda ner den i dag:
