I dag är samarbete sällan kopplat till en specifik plats eller enhet; ett möte kan lika gärna ske i bilen på väg till jobbet som via mobiltelefonen hemifrån eller på språng. Dessutom så förväntar vi oss att samarbetet ska vara både mer effektivt och mer lönsamt än någonsin, trots avstånd och många olika inblandade enheter.
Det här kan leda till praktiska utmaningar och därför ger vi dig i det här inlägget våra bästa tips om hur din verksamhet kan underlätta för bättre interaktioner och samarbeten mellan olika avdelningar, branscher och länder.
Varför är ett bra teamarbete så viktigt?
Innan vi går vidare till våra konkreta tips vill vi ta en snabb titt på varför ett fungerande teamarbete är så viktigt för verksamheter. Ny teknik ökar behovet av att lösa stora, komplexa arbetsuppgifter effektivt. Därför måste vi ha tillgång till stora, komplexa team med bred och tvärvetenskaplig expertis. Det är viktigt att vi ser till att våra olika team kan samlas snabbt och samarbeta effektivt, även via virtuella plattformar.
De viktigaste faktorerna för ett bra samarbete på jobbet
Harvard Business Review har undersökt 55 stora team för att identifiera framgångsfaktorerna för de mest framgångsrika av dessa team. De undersökte över hundra olika faktorer och drog slutsatsen att åtta av dessa var direkt relaterade till hur framgångsrika teamen var. Det handlar både om hur ledningen tar hand om medarbetarna och hur företagskulturen ser ut och efterlevs:
- Medarbetarna har bra stöd från ledningen
- Sociala relationer värderas
- Medarbetarna har goda förebilder inom verksamheten
- Ledarna är uppmärksamma och lyhörda
- Alla medarbetare har de nödvändiga färdigheterna
- Kontinuerlig utbildning erbjuds för alla
- Medarbetarna hjälper till att skapa en stark känsla av gemenskap
- Varje team har en etablerad teamledare.
Hjälpmedel som gör samarbete möjligt
Eftersom arbetsvärlden digitaliseras och samarbete inte längre enbart sker lokalt, ökar behovet av tekniska hjälpmedel. Det här innebär bland annat att alla anställda ska ha tillgång till de verktyg de behöver för att kunna samarbeta och kommunicera utan problem med sina kollegor, partners och kunder. Även här har du som ledare ett stort och viktigt ansvar.
Det första steget du behöver ta för att säkerställa att dina anställda arbetar väl tillsammans och se till att ditt företag förblir konkurrenskraftigt är att komma igång med din digitala transformation och utveckla en IT-strategi som kan ta dig ett steg längre.
Vilka verktyg behöver du?
Med en utarbetad IT-strategi och en påbörjad digital transformation är grunden lagd för att du och ditt företag på ett bra sätt ska kunna samarbeta med varandra, internt och med aktörer utanför företaget, idag och i framtiden. Vägen framåt handlar om att introducera de tekniska lösningar som säkerställer att den digitala transformationen ger dig högsta möjliga värde.
Här är våra tips på vart du ska börja när du lägger grunden för att ditt företag ska kunna samarbeta med varandra internt och med externa aktörer på ett effektivt sätt.
Välj en offentlig molnlösning
Genom att flytta hela eller delar av ditt företag till en offentlig molnlösning, till exempel Microsoft Azure, kommer du att kunna minska ditt företags kostnader samtidigt som du ger mer flexibilitet och förbättrar samarbetsmöjligheterna.
År 2019 öppnade Microsoft ett datacenter i Norge. Det innebär att norska företag får offentliga molnlösningar från norska datacenter, vilket erbjuder stora fördelar såsom säkerhet, närhet och minskad väntetid. För närvarande är det bara Microsoft Azure-plattformen som är tillgänglig via de norska datacentren, men 2020 O365, Dynamics 365 och Microsoft Power Platform kommer också att implementeras.
Utnyttja möjligheterna med molnbaserade lösningar
Att använda molnbaserade lagringstjänster säkerställer bland annat att alla i teamet har tillgång till samma uppdaterade version av alla filer, vilket förbättrar och underlättar samarbetet. Tillgång till dokument och underlag förbättrar också gruppdynamiken och sänker tröskeln att bidra med förslag och idéer bland de anställda.
Exempel på ett molnbaserat samarbetsverktyg är Microsoft Teams som har ersatt tidigare Microsoft-lösningar såsom Skype for Business. I utvecklingen av det nya verktyget har Microsoft undersökt hur Skype for Business-användare använde applikationen och såg till att den nya lösningen uppgraderades med ny funktionalitet som stöder modern användning och underlättar ett effektivt samarbete.
Idag fungerar Microsoft Teams som ett komplett "nav" för samarbete och kommunikation, både internt mellan kollegor och externt med partners och kunder. Med Teams är det exempelvis möjligt att:
- Hålla alla medlemmar i verktyget informerade
- Arrangera videokonferenser och telefonsamtal
- Dela filer och dokument
- Hålla säkerhetsnivån på en hög nivå
Hög användarvänlighet
En hög användarvänlighet är en förutsättning som måste uppfyllas för att samarbeten ska fungera väl när medarbetarna kommunicerar med hjälp av digitala verktyg. Det säkerställer för det första att medarbetarna faktiskt använder sig av de verktyg de har tillgång till, och för det andra kommer korrekt och aktiv användning av nya verktyg skapa mer motivation och en känsla hos dina medarbetare att hela företaget arbetar mot samma mål gemensamt.
Enklare samarbete - bättre resultat
Vi hoppas att våra tips hjälper dig att förbättra, förenkla och effektivisera samarbetet både internt och externt. Att ständigt arbeta för bättre och mer effektiva interaktioner är ett bra mål som ger fördelar både kort- och långsiktigt.
Vanliga frågor
Hur samarbetar ni bättre på jobbet?
Digitaliseringen gör att möjligheterna för samarbete både blir mer effektivt och lönsamt än någonsin tidigare. Det här innebär även att behovet av tekniska hjälpmedel ökar, då vi måste ha tillgång till digitala verktyg för att kunna samarbeta och kommunicera med kollegor, partners och kunder utan problem. Med en utarbetad IT-strategi och en digital transformation är grunden lagd för att på ett bra sätt kunna samarbeta under mer långsiktiga och hållbara former - introducera tekniska lösningar som ger dig och din verksamhet högsta möjliga värde.
Varför är teamarbete viktigt?
Med ny teknik ökar behovet för att lösa större och mer komplexa arbetsuppgifter. Det innebär att dina medarbetare behöver ha tillgång till breda och komplexa team med expertis inom flera områden. Som ledare är det därför viktigt att se till att teamen kan samarbeta effektivt och smidigt - framförallt via virtuella plattformar.
Vilka är de viktigaste faktorerna för ett bra samarbete?
Om samarbetet i ditt team ska fungera är det nödvändigt att medarbetarna får bra stöd från ledningen och att sociala relationer värderas. Det är också viktigt att erbjuda utbildning för samarbetsfärdigheter och att alla hjälper till att skapa en stark känsla av gemenskap - här behövs förebilder och en bra teamledare.
Vad behövs för ett bra digitalt samarbete?
Det allra bästa verktyget är en offentlig molnlösning (exempelvis Microsoft Azure) - för hela eller delar av verksamheten. Det kommer att minska kostnader samtidigt som det ger flexibilitet och förbättrar samarbetsmöjligheterna för alla.
Hur hjälper en molnlösning din verksamhets samarbete?
En molnlösning blir navet för din verksamhets samarbete och kommunikation. Här får alla medarbetare tillgång till uppdaterade versioner av filer och dokument, samtidigt som gruppdynamiken och samarbetet mellan avdelningar blir tydligare och smidigare, då alla kommunicerar inom samma forum. En molnlösning har även hög säkerhetsnivå och användarvänlighet som ser till att dina medarbetare har rätt verktyg och att dessa används korrekt.
