Kravställning utifrån verksamhetens behov
När du ska upphandla IT-utrustning är det viktigt att utgå från verksamhetens specifika behov. Kraven inom olika branscher kan skilja sig markant, så det är viktigt att noga granska riktlinjer och tips från Upphandlingsmyndigheten.
Fokusera på funktion, inte detaljer
Det är vanligt att specificera tekniska detaljer som antal GB RAM och andra specifika komponenter, men detta kan vara begränsande. Genom att fokusera mer på funktion och miljökrav i stället för specifikationer på detaljnivå får du större urval och skapar en bättre användarupplevelse. För att klara framtidens utmaningar och följa den tekniska utvecklingen är det en fördel att upphandla en IT-partner. Detta innebär ett djupare samarbete mellan dig som kund och partnern, som blir en strategisk resurs i utvecklingsfrågor kring IT för din verksamhet.
Undvik inlåsningar i upphandlingen
Många användare har ofta en favorittillverkare när det gäller datorer som de är vana vid och känner till. Vi rekommenderar dock att inte låsa sig vid en specifik modell och i stället för att specificera en viss modell eller en viss tillverkare upphandla enheter utifrån kategorier som "Arbetsplatsdator 1, 2 och 3". Detta ger frihet att byta tillverkare under avtalsperioden så länge enheten uppfyller grundspecifikationer som skärmstorlek, vikt och miljökrav. Din leverantör kan då under hela avtalsperioden känna av marknaden och offerera det bästa alternativet oavsett tillverkare.
Förläng livscykeln med rätt IT-partner
Ett annat sätt att öka hållbarheten är att förlänga livscykeln för den upphandlade utrustningen. Datorer behöver kanske inte bytas ut efter tre år, de kan hålla betydligt längre med rätt underhåll och hantering. Upphandlar du en leverantör som blir verksamhetens IT-partner och bidrar till att utveckla verksamheten kan ni tillsammans hitta lösningar som förlänger livscykeln och sparar resurser.
