Lunds universitet är Sveriges största lärosäte med sina 47 000 studenter, 7600 anställda och utöver det även biblioteksbesökare och övriga besökare. Detta medför tiotusentals användarkonton vars livscykel ska hanteras. Utan en effektiv portal är det ett tidsödande arbete att hantera alla konton.
Tidigare hade Lunds universitet en egenutvecklad kataloglösning som inte var driftsäker. De behövde starta om den varje vecka och de kunde inte lita på den information som fanns.
– Den lösning som vi hade tidigare var i princip som att vi hade tagit den gamla telefonkatalogen och digitaliserat den rakt av och lagt studenterna ovanpå detta. Det var en gammal lösning som gick på knäna helt enkelt. När vi dessutom inte kunde lita på att informationen stämde så växte det fram ett stort behov av att hitta en ny lösning, säger Johan Johansson, IT-chef på Lunds universitet.
Fel personer hade access till systemen
Säkerhetsrisken med att inte ha kontroll över informationen är att användarkonton ligger kvar och skvalpar, det kan vara användare som sagt upp sig eller blivit avskedade som ligger kvar och fortfarande har access till system. Personer har rättigheter till system fastän de inte ska ha det.
– Vi skötte kontona manuellt så gott vi kunde i vårt tidigare system. Både skapa upp, uppdatera och städa upp och inaktivare i slutändan. På ett stort lärosäte som Lunds universitet med hög omsättning på studenterna innebar det mycket arbete, säger Stefan Thoft, Projektledare på Lunds universitet.
2013 gick LU ut i upphandling och Advania vann med sin paketerade självservice- och beställningsportal. Portalen för Lunds universitet går nu under namnet Lucat. För att få in korrekt information i systemet gjordes först och främst ett arbete för att rätta informationen. Över 1000 personnummer på identiteter rättades, 200 organisatoriska enheter rensades bort vilket gjorde att runt 8000 identiteter omkategoriserades under arbetets gång.
– I och med att fakulteterna tidigare inte litade på tjänsterna så hade de börjat sätta upp egna system. Detta har vi nu konsoliderat så att alla enheter och system kring identitetshantering hänger ihop i ett flöde, säger Stefan Thoft.
Studenternas terminstart sköts nu helt digitalt
Tidigare vid varje terminstart hade LU manuella rutiner som de behövde gå igenom. De tog ut listor på studenterna och listorna behövde säkerställas. Detta gjordes av sex heltidsanställda medarbetare. Nu under första körningen av Lucat vid terminstart för vårens studenter kunde man se tydliga resultat - det gjordes helt digitalt.
Minskat antal ärenden med 70%
– Idag kan studenterna själva lösa sina ärenden i portalen. Behöver de exempelvis byta lösenord så gör de det själva i portalen. Det går snabbare för studenterna och det kräver mindre arbete från vår sida. De kan även själva ansöka om behörighet och få det attesterat i systemet utan att som tidigare behöva en pappersunderskrift, säger Stefan Thoft.
Både Johan och Stefan poängterar ett flertal gånger att detta är mer av ett verksamhetsprojekt än ett it-projekt. Utmaningen har inte legat i att lösa tekniken utan att förstå och uppnå verksamhetens krav.
– Vi har lagt mycket arbete ute i verksamheten och har även haft ambassadörer utifrån vår verksamhet som varit med under hela projektets gång. Detta för att dels sprida information utåt i organisationen men främst för att komma med verksamhetens behov in i projektet. De har blivit nyckelpersoner i projektet, säger Johan Johansson, IT-chef på Lunds universitet.
Ökad informationskvalitet, kontroll på dokumenterade behörigheter och färre driftstörningar
Slutligen sammanfattar Johan och Stefan de tre viktigaste punkterna som projektet har gett Lunds universitet: Ökad informationskvalitet, kontroll på dokumenterade behörigheter och färre driftstörningar:
– En så pass stor förändring som detta projekt inneburit för Lunds universitet brukar vanligtvis innebära mycket irritation och frågetecken ifrån verksamheten, speciellt initialt, men det har inte varit i närheten av vad jag är van vid. Vi har en lång lista på önskemål för att fortsätta underlätta allas vardag och nu har vi grunden för att göra det. Jag skulle vilja säga att projektet verkligen har lyckats.
