– Det har varit extremt bra att hålla Advania i handen när vi stött på okända problem som en följd av att vår gamla office-lösning ska samexistera med Office 365 i början, säger Stefan Maxeby, IT-chef på Stadium.
Sportkedjan Stadium är i mitt i en resa från traditionella office-lösningar till att använda Office 365 och flytta användare och information till Microsofts moln. Man vill helt enkelt följa med i Microsofts resa mot molnet och på sikt använda de verktyg och möjligheter som finns inbakade i Office 365-sviten med allt från mikrochattar som Yammer till samarbetsverktyg som Teams eller beslutsstödsmoduler. Men allt sker ”pö om pö”, som IT-chefen Stefan Maxeby säger.
I skrivande stund har en liten grupp på IT-avdelningen gått över till Office 365. Nästa steg är resten av it-avdelningen och sedan fortsätter migreringen med en mindre avdelning på företaget. När alla konfigurerringar och inställningar fungerar till hundra procent är det dags att flytta över stora avdelningar som inköp eller lager. Målet är att vara klara till sommaren.
– Vi driver samtidigt en stor uppgradering av affärssystemet som tar betydligt mer resurser och projektplanering. Då är det bra att ha ett förändringsprojekt som kan ske allt eftersom det finns tid och resurser, säger Stefan Maxeby.
Han konstaterar att Office 365 inte är billigare än de licenser man tidigare betalat samtidigt som det finns ”sjukt mycket verktyg” att ta del av. Frågan är bara hur mycket av alla verktyg och möjligheter en stor organisation som Stadium kommer att använda – behöver någon som jobbar på centrallagret Yammer? Till att börja med har Stadium delat upp licenserna i två delar – cirka 800 användare har den fulla versionen E3 med alla verktyg medan 600 användare får nöjda sig med en enklare version med färre program.
Stefan Maxeby vill inte att IT-avdelningen uppifrån ska tvinga användarna att utnyttja alla programmen i Office 365. Snarare handlar det om att introducera medarbetare till möjligheterna och låta de egna behoven och nyfikenheten styra – den som vill sätta upp en grupp i Teams kan själv göra det och få hjälp av IT-avdelningen om det skulle behövas. Det går inte att styra användarna, bättre att introducera verktygen och sätta upp ramarna och låta användarna experimentera själva.
Säkerhetsmässigt hoppas och tror Stefan Maxeby att Office 365 kommer att minska användandet av Dropbox och liknande privata molntjänster eftersom alla nu får tillgång till Microsofts lagringstjänst OneDrive och där får tillgång till filer, mejl och data på alla typer av enheter – datorer, plattor eller mobiler. Dokument kan därifrån delas med kunder eller leverantörer och man slipper vpn-lösningar för att komma åt filer vilket ökar mobiliteten på företaget.
– Det går inte att hindra användarna från att använda molnlösningar på nätet utan jag tycker det är bättre att erbjuda ett lika bra och enkelt alternativ som företaget har kontroll över, avslutar Stefan Maxeby.
