Under våren 2020 lanserade Region Västmanland ett webbaserat IT-stöd för riskhantering, mitt under brinnande pandemi. Tajmingen kunde inte ha varit bättre. Det nya systemet är lätt att använda, ger en samlad bild av riskanalyser
och har på flera sätt höjt kvaliteten i arbetet med risk.
Cecilia Lundin Mellström är riskstrateg på Region Västmanland och hjärnan bakom Vira, en metod för integrerade analyser av verksamhetsrisker.
– Vira är ett beslutsstöd som vi använder för att styra och leda arbetet. Om vi exempelvis ska göra en organisationsförändring så hjälper metoden oss att värdera vilka konsekvenser en förändring kan leda till i verksamheten, berättar hon.
Drömde om en enklare lösning
Vira gör det möjligt att bedöma, värdera och åtgärda risker ur flera perspektiv samtidigt, till exempel för arbetsmiljö, patientsäkerhet, informationssäkerhet och miljö. Från början användes Excel för all dokumentation och rapportering. Men Excel har sina begränsningar och Cecilia Lundin Mellström fick ägna mycket tid åt support och att kontrollera att de analyser som gjordes blev tillgängliga och spårbara.
– Alla gjorde lite på sitt sätt. Jag såg att det skulle finnas stora fördelar att bygga in metoden i ett IT-stöd, berättar hon.
Region Västmanland bestämde sig därför för att upphandla ett IT-stöd för Vira. Valet föll på Advania som såg möjligheterna med att bygga in Vira i Softadmin-plattformen. Under hösten 2019 växte IT-stödet fram i tätt samarbete mellan Advania och Cecilia Lundin Mellström – allt på distans via Teams.
– Det var ett väldigt roligt projekt, det tror jag att alla inblandade känner. Cecilia var engagerad och närvarande i projektet och hade dessutom en tydlig tanke med IT-stödet, berättar Markus Thunberg, projektledare på Advania.
Cecilia Lundin Mellström, riskstrateg på Region Västmanland
Släppte in användarna direkt
Utvecklingen gick smidigt och vid årsskiftet var allt på plats. Planen var att utbilda och börja testköra systemet successivt under våren. Men då kom en pandemi.
– Vi bestämde oss då för att köra i gång direkt, vilket gick otroligt bra. Reaktionerna har varit positiva, verktyget är lätt att använda och jag upplever att vi har avdramatiserat genomförandet av riskhantering, säger Cecilia Lundin Mellström.
Det nya Vira ligger nu på intranätets startsida och kan användas av alla 7 500 medarbetare i Region Västmanland. Enkelheten är en fördel och med all information på ett ställe ökar också möjligheterna för uppföljning och utveckling
– Vi har höjt kvaliteten på våra riskanalyser och kan fatta mer välgrundade beslut. Men även större förståelse för varandras arbete och mycket bättre dialog kring risk.
Nytt sätt att arbeta med risk
Under hösten 2020 har Advania utvecklat Vira för den nya upplagan av ISO 31000:2018 så att användarna även kan jobba med positiva konsekvenser av osäkerhet. Det innebär att de inte bara väger in händelser som skulle kunna inträffa och ge negativa konsekvenser utan även det som kan ge positiva konsekvenser, till exempel positiva bieffekter av ett projekt.
– IT-stödet har inneburit ett enormt skifte i hur vi arbetar. Förut låg fokus på riskerna, rädslan för vad som kan gå fel. Nu kan vi jobba mer med möjligheterna, förklarar Cecilia Lundin Mellström.
Anm: Detta kundcase gjordes ursprungligen med Hi5, som förvärvades av Advania 2021.
