Grus Schakt i Umeå tog hjälp av Advania, dåvarande Hi5, för att utveckla ett stöd för lönerapportering, fakturering och orderhantering. ”Nu har vi ett system anpassat efter våra behov som sparar oss både tid och pengar samtidigt som det ger oss bättre kontroll över verksamheten” säger Patrik Nygård arbetsledare på Grus Schakt.
Grus Schakt är ett entreprenadföretag som utför uppdrag över hela Västerbotten, allt från bygg och anläggning till renhållning och underhåll för både offentlig och privat sektor. Företaget har cirka 50 medarbetare, de flesta arbetar ute i fält med arbetstider som kan variera från tidiga morgnar till sena kvällar. En stor utmaning för att hantera ekonomin är att rutinerna för rapportering av tid och arbete ute hos kund fungerar bra. För ett par år sedan investerade Grus Schakt i ett digitalt system, men eftersom det färdiga systemet inte kändes rätt började de söka efter en ny lösning som bättre kunde möta deras behov.
Valde en egen lösning
Patrik Nygård, som ansvarar för kund och leverantörsfakturor på Grus Schakt, konstaterar att dilemmat med färdiga system är att de antingen blir stora och komplexa eller för enkla och begränsade. När han lite av en slump fick kontakt med Advania föreslog de i stället en skräddarsydd lösning.
– Redan på det första inledande mötet fick jag stort förtroende för Advania. Med på mötet var inte bara en säljare, utan även en utvecklare som kunde lyssna in våra behov och beskriva olika sätt att lösa dem. För mig kändes det väldigt tryggt, berättar Patrik Nygård.
Smidigt samarbete
Under två intensiva månader jobbade Advania med att utveckla en lösning som bygger på Softadmin®, men som är anpassad för Grus Schakts behov. Varje vecka träffade utvecklarna Patrik Nygård för en kort avstämning.
– Jag känner att de verkligen har lyssnat på mig och förstått hur jag vill ha det. Jag har aldrig mötts av något ”nej, det går inte”. Om vi stött på hinder så har de alltid haft fokus på att hitta lösningar för att komma runt dem.
Fyra dagar innan deadline var allt klart och de första testpiloterna kunde komma i gång. Men redan efter en vecka bestämde sig Patrik Nygård för att släppa in resten av medarbetarna. Idag är han mycket nöjd med beslutet att satsa på en egen, skräddarsydd lösning.
– Man skulle kunna tro att det blir dyrare, men faktiskt inte. Kostnaden för hela systemet tjänade vi in direkt.
Sparar tid och pengar
I det nya systemet är allt digitaliserat och automatiserat. Patrik Nygård konstaterar att det sparar enormt mycket tid i administration, men att det även minskar risken för fel. Medarbetarna är också positiva till förändringen. De rapporterar in sin tid och sina uppdrag direkt i mobiltelefonen, slipper hålla reda på papper och kan vara trygga i att alla underlag för lön och fakturering kommer in i tid.
– Jag är supernöjd, jag vet inte hur jag kan uttrycka det på något annat sätt. För oss är detta extremt kostnadseffektivt och jag ser stora möjligheter att bygga ut det som ett helt verksamhetssystem framöver, säger Patrik Nygård.
Anm: Detta kundcase gjordes ursprungligen med Hi5, som förvärvades av Advania 2021.
